1.构建完善的档案管理制度
在电力建设项目中,由于施工单位较多,存在项目档案管理的工作量逐渐加大,而且各施工单位对档案归档的要求及做法大不相同,因此促使档案管理的本质要求主要发展至规范化。为了确保档案管理工作的顺利实施,构建一套具有科学、合理、适用且操作性强的项目档案管理制度是有必要的,管理制度主要将组织领导、管理体系、职责分工及奖励惩罚等内容包含在内,还应对档案材料进行区别,从形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档、竣工文件编制及交接验收等工作进行详细要求。因此在电力工程建设初期,档案管理部门应对施工单位分发相关规范、要求及该企业的项目文件归档说明,确保在对资料的收集及对竣工资料编制时标准相同且职责分明。通过对档案管理行为的规范来促使参建企业档案管理逐渐趋于规范化,提升档案管理的归档质量。
2.项目工程档案建设及工程管理的方法
电力企业项目工程具有参建单位多、施工工期长的特点,因此,工程档案数量会逐渐加大,且内容繁多。单项工程完工时间也大不相同,对项目工程档案收集带来一定的困难,随着项目工程建设的开始,档案管理工作逐渐形成。当工程竣工以后,档案逐渐趋于完整及准确。要想使档案的客观性得到保持及维护,关键在于从工程项目初期进行控制,对工程档案管理工作主要从以下三方面进行落实:第一,工程建设与档案管理同时进行。第二,在工程建设过程中,应对竣工材料进行积累、争辩及审定。第三,在工程竣工及验收阶段,要确保有一套合格完善的竣工验收档案。为了使电力工程档案逐渐趋于完整、准确及系统,应通过在平时对档案进行收集及积累,逐渐将事后控制转化为事前控制,将项目档案管理逐渐由末端向前沿转移,促使后续工作逐渐转化为前置条件,促使项目档案工作与项目建设同样在程序管理中应用,进一步将工程档案管理在工程项目筹划、开工直至竣工验收都进行有效控制。
3.提升档案收集的完整性及准确性
在电力建设工程中,施工单位工程竣工档案发挥着非常重要的作用,输变电工程建设中的项目档案对方方面面的工作都有所涉及,在整个工程建设得到应用,因此,工程建设档案的收集不仅仅是档案人员的责任及义务,为了使工程项目档案逐渐朝完整、准确及系统化的方向发展,是需要参与建设的所有人员共同努力来实现的。在工程项目中,对整个情况作为了解的则是工程的管理者、技术人员及施工单位,大多数档案主要是从他们手中产生,也是日后运用档案的主体,工程技术人员主要对档案的真实性及准确性负责,而档案人员则是对档案的标准化及规范化进行检验。为了确保施工单位工程档案能够移交顺利,在工程立项之后应立即对档案进行交底:(l)在工程立项以后,项目建设单位应对项目管理部门进行交底。(2)在工程开工以后,项目建设单位及项目管理部门应对参见单位进行交底。(3)在工程开工之后,项目参建单位档案管理部门应对工程项目管理部门进行那个交底。通过召开会议、在施工单位现场进行指导的方式,加大档案管理人员与施工单位的沟通,针对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、组卷整理、编制竣工图及交接验收等方面的档案要求问题来向专业资料人员进行提出,通过对项目档案管理政策法规的学习,促使档案人员的思想、认识及做法得到有效统一,进一步对档案质量得到控制,避免由于意见不同而出现返工现象发生。
4.电力建设工程档案管理的信息化
电力建设工程档案管理信息化主要是指在办公自动化网络系统中相互融入,促使档案的利用效率得到有效提升,进一步实现档案信息资源共享。其次,通过将重要的资料输入电脑,不仅便于管理人员的查找,而且在后期进行查阅时也较为方便。因此,通过计算机的应用,促使工作效率得到有效的提升。随着大量电子文件的出现及应用,档案逐渐向数字化发展发展。不仅将档案室逐渐朝数字化发展,使档案信息管理中注入新颖的方法,而且还能将历史数据通过文、图、影、像的方式逐渐表现出来。现如今,档案管理中运用的模式主要包括:工程设计工作电子化、档案管理工作人工化的方式,主要对档案的收集、接收、整理、保管及利用等。在对电子档案保管的同时,应结合国家相关规定,对实体档案进行手工整理及归档。现如今的电子工程设计档案中主要的存储介质则是纸张,在根本上对档案的利用率造成阻碍。加大对计算机系统及数字设备中形成的电子文件的手机、归档、储存及管理,在对电子档案的归档管理中,运用数字化及网络技术,促使纸质载体逐渐向数字载体转化,并在网络中得到传输,促使档案管理逐渐趋于信息化。通过档案集中存储并结合数据库技术来进行整合,促使档案建设逐渐信息化,促使原有不同的档案资源载体逐渐朝数字化信息转化,对现有的纸质、照片及声像档案进行数字化处理,有效的向企业提供网络化档案信息。构建科学合理的文件归档,通过对管理系统的保管及利用,促使档案建设的信息化与企业建设的信息化逐渐同步发展。
5.结语
综上所述,在电力企业建设工程档案管理中,真实完整的工程档案作为一项较为宝贵的资源,对工程的全过程进行反映。作为基础性工作,工程档案的收集应从点点滴滴做起,运用求真务实的工作态度,促使档案管理工作得到有效的控制,并能在电力企业建设工程中得到有效利用。
