合同管理是国际工程项目管理的核心，尤其是对于大型工程项目来说，合同管理的重要性更是不可忽视。在国际工程项目中，业主、监理工程师和承包商等合同各方都非常重视合同管理工作。对于承包商来说，合同管理的重要性不言而喻，它不仅关系到项目能否顺利实施，还直接影响到承包商的利益。因此，高效率的合同管理对于承包商来说至关重要，而合理、恰当的合同管理组织方式则是实现高效率合同管理的关键。
本文主要探讨国际工程项目中合同管理组织的有关问题，从承包商一方的合同管理组织方式入手，提出设置合同管理组织的方法，旨在为建立能高效运作的合同管理部门提供组织上的保证。
首先，我们来了解一下组织和组织结构的含义。组织的含义可以从不同角度去理解，其中，被称之为现代管理理论“鼻祖”的巴纳德将组织定义为“有意识地加以协调的两个或两个以上的人的活动或力量的协作系统”。而著名管理学家布朗则认为，组织是为了推进组织内部各组成成员的活动，确定最好、最有效的经营目的，最后规定各种成员所承担的任务及各成员间的相互关系。
组织结构是为了便于管理，实现组织的宗旨和目标。每个组织都要分设若干管理层次和管理结构，表明组织内各部分的排列顺序、空间位置、聚散状态、联系方式以及各要素之间的相互关系。常见的组织结构类型有直线式、职能式、直线职能式、矩阵式、事业部式等。
健全的组织结构对于管理工作的高效实施至关重要。组织结构形成一种决定所有各级管理人员职责关系的模式。组织职能的目的是设计和维持一种职务结构，以便人们能为实现组织的目标而有效地工作。组织设计是对组织体系的结构安排进行的创新性安排，对今后管理效率高低有极大的影响。组织结构的设计要职责分明，使每一个单位和个人都知道应该做什么，谁对什么结果负责；应能排除由于工作分配的混乱和多变所造成的故障；并能提供反映和支持其目标的决策沟通网络。
在工程项目实施过程中，作为承包商一方的合同管理主要任务包括以下几个方面：主合同的管理；分包合同的管理；主合同和分包合同的索赔管理；与合同管理有关的行政管理（其中很重要的一项工作是合同文件的管理）；与项目其他职能部门的协调。为了高效地进行这些管理工作，一个合理的合同管理组织结构是必不可少的。
在本文中，我们主要探讨了两种常见的承包商合同管理组织模式：直线式和矩阵式。
直线式组织结构：最早使用也是最为简单的一种结构，又称为军队式结构。在此种组织结构中，设合同部经理一名，全面负责合同部的工作以及和项目其他职能部门的协调工作；设副经理两名，一位负责主合同和索赔管理，并专门配备主合同管理员和索赔管理员；另一位负责分包合同的管理，同时配备分包合同管理员；在签订承包合同尤其是总承包合同以后会有大量的工作需要分包出去，分包合同管理工作量也非常大，需有一位负责分包合同管理的副经理；在有很多分包合同需要管理的时候一个分包合同管理员可以同时负责多个分包合同的管理，但每一个分包合同都要对应某一个分包合同管理员；合同部另配负责行政管理的秘书，他要负责合同部的所有行政管理工作，尤其是合同文件的登记、分类和存档等管理作。这种组织结构的优点是结构简单、权责分明、信息沟通方便、决策迅速、命令统一、便于统一指挥。其缺点是当工程规模很大时，由于分包合同数量众多，协调工作量较大，可能会因协调不足而影响工程进展。
矩阵式组织结构：在直线式组织结构的基础上发展起来的另一种常用的组织结构形式。它将具有不同背景和专业知识的成员组成在一起，以实现项目目标。在此种组织结构中，主合同和分包合同的副经理以及管理员都可以同时负责多个项目。这种组织结构的优点是可以充分利用有限的人力资源，发挥各成员的专业特长和优势，提高工作效率。同时由于不同部门之间可以相互协调和配合，有利于解决复杂问题。其缺点是由于成员来自不同部门，容易产生沟通障碍和协调困难等问题。
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